Préparer votre entreprise à l’arrivée du 2ème vague de Coronavirus

Après que de nombreux pays aient annoncé la fin du covid-19 et l’ouverture des frontières internationales, le virus semble ne pas vraiment disparaitre. En Europe et plus précisément à Barcelone, de nouveaux cas du coronavirus sont enregistrés mettant les agents de santé dans une incertitude inquiétante. Selon plusieurs médias, il faudra s’attendre à une seconde vague du virus si des dispositions ne sont pas très vite prises d’ici là. Comment préparer votre entreprise à cette éventualités ? Éléments de réponse dans la suite de cet article.

Faire une désinfection des lieux

L’une des premières précautions à prendre pour éviter la propagation de cette maladie au sein de votre entreprise est d’opter pour une désinfection coronavirus des lieux. Pour cela, vous pouvez faire appel à une entreprise spécialisée qui se chargera de désinfecter toutes les pièces de votre bâtiment. Il s’agit d’une tâche qui doit être réalisée en respectant des règles strictes avec des matériels adéquats afin d’éviter une propagation du virus. Seules les entreprises spécialisées sont capables de réussir ce genre d’intervention. Faites donc très attention au moment du choix afin de ne pas vous tromper.
Vous serez emmenée à faire appel à ce type d’entreprise pour la désinfection coronavirus dans plusieurs cas. Cela peut simplement se faire par mesure de précaution, sans aucune raison particulière. De même, vous pouvez le faire lorsqu’une personne ayant été en contact avec le bâtiment est déclarée positive au test du covid-19. Dans ce dernier cas de figure, cela s’impose à vous, car c’est le seul moyen de vous assurer que le virus ne traine toujours pas dans votre bâtiment. Il en est de même si l’un de vos collaborateurs a été en contact avec un porteur du virus, même si ce dernier n’est pas encore déclaré positif au test. Une fois que le constat est fait, vous devez immédiatement stopper les activités et effectuer dans les brefs délais la désinfection afin de protéger le reste de vos collaborateurs de ce virus.

Sensibiliser vos collaborateurs aux respects des gestes barrières

Les médias, les journaux et tous les autres acteurs de la communication font déjà leur possible pour sensibiliser les populations sur le respect des gestes barrières contre le coronavirus. Toutefois, cela ne devra pas vous empêcher de le faire au sein de votre entreprise. N’hésitez donc pas à afficher des enseignes de sensibilisation et pousser vos collaborateurs à suivre les règles. En général, vos employés suivront les pas, votre rôle sera donc au niveau des personnes extérieures qui viennent dans votre entreprise. Utilisez tous les moyens de communication à votre disposition pour faire passer le message.
Parmi les moyens les plus utilisés dans ce cas, vous avez le choix entre :

  • Les panneaux de sensibilisation à l’entrée de l’entreprise
  • Les enseignes lumineuses
  • Les vidéos de sensibilisation
  • Les spots audios dans la salle d’attente, etc.

Un très large choix vous est offert pour faire passer le message, n’hésitez donc pas à en profiter.

Réduire la transmission du Covid-19

Si vous ne souhaitez pas arrêter vos activités au cours de la 2e vague du coronavirus, il faudra prendre les dispositions pour réduire la transmission du virus. La sensibilisation est la première étape du processus, mais il va falloir vous assurer du respect des règles. Pour cela, le port de masque doit être obligatoire pour vos employés et toutes les personnes qui entrent dans votre bâtiment. Confiez cette tâche de contrôle à des agents de sécurité à l’entrée du bâtiment qui se chargeront de refuser l’accès à toute personne n’ayant pas de masque. En dehors du port de masque, plusieurs autres dispositions peuvent être prises. Vous pouvez mettre en place un système de lavage automatique des mains et de désinfection au gel hydroalcoolique. Ces systèmes doivent être placés à l’entrée de votre bâtiment. N’oubliez pas de veiller au respect de la distanciation sociale à l’intérieur de votre bâtiment.
Par ailleurs, vous avez aussi la possibilité de faire contrôler la température de toutes les personnes qui entrent dans votre bâtiment. Le coronavirus se manifeste en général par une augmentation de la température du corps. En utilisant un dispositif de contrôle de la température, vous pouvez réduire la transmission du covid-19 à l’intérieur de votre entreprise.

Limiter le contact avec l’extérieur

Selon le type d’activité que mène votre entreprise, il est conseillé de limiter le contact avec les personnes extérieures. Bien évidemment, vous serez toujours en contact avec votre famille et vos proches, mais l’essentiel est d’éviter que beaucoup trop de monde ait accès à votre bâtiment. Bien que les différentes règles pour réduire la transmission soient respectées, vous serez beaucoup plus en sécurité en limitant le nombre de personnes qui entrent dans le bâtiment.
En fonction de votre domaine d’activité, vous pouvez mettre certains de vos services en téléservice. Le téléservice consiste à rendre un service à un client sans nécessairement entrer en contact avec ce dernier. Si vous vendez un produit physique par exemple, n’hésitez pas à opter pour un système de livraison afin d’éviter que vos clients se rendent dans votre entreprise. Mettez aussi en place un service après-vente en place pour permettre aux clients qui souhaitent avoir des informations supplémentaires ou poser des problèmes de facilement vous contacter sans se déplacer.
Pour vendre des produits physiques sans forcément accueillir des clients dans votre magasin, il suffit de mettre en place une plateforme de commerce en ligne. L’e-commerce fait partie des domaines d’activité en vogue au cours de cette période du covid-19. Vous pouvez donc profiter de cette tendance pour promouvoir vos produits via internet. Avec une telle plateforme, vos clients pourront commander directement avec leurs téléphone, tablette ou ordinateur et recevoir leur produit sans avoir de contact avec votre entreprise.

Se préparer à un nouveau confinement

Face à l’évolution de la 2e vague du coronavirus, il faut se préparer à un nouveau confinement général, le temps que la situation soit régularisée. Avant que cette décision ne soit prise par les autorités, vous devez déjà commencer par vous préparer à cette éventualité. Pour cela, plusieurs actions doivent être menées au sein de votre entreprise. Se préparer à un nouveau confinement vous permettra de ne pas stopper les activités de votre entreprise pendant le confinement et de continuer par satisfaire vos clients. Un arrêt de vos activités risque d’être fatal pour les chiffres de fin d’année de votre entreprise. Il est donc préférable pour vous de mieux vous préparer pour éviter cela.

Les actions à mener avant de confinement

Avant que le confinement général soit annoncé, vous devez commencer la préparation de vos employés au télétravail. Il existe aujourd’hui de nombreux outils pour continuer à travailler via internet avec tous vos collaborateurs. Ces outils vous permettront de ne pas mettre fin à vos activités. Pour que cela soit effectif, il faudra que chacun de vos employés ait une maitrise de ces outils pour optimiser le temps de travail.
Afin de faciliter la prise en main de l’outil à utiliser pour votre télétravail, vous devez d’abord choisir parmi les nombreux outils disponibles, ce qui répond le mieux à vos attentes. Chacun des outils collaboratifs présente toutes différentes fonctionnalités. Le choix de l’un ou l’autre se fera donc en fonction de votre domaine d’activité. Une fois le choix de l’outil effectué, vous devez le distribuer à tous vos collaborateurs. N’hésitez pas à organiser des séances de formation pour permettre à tout le monde d’être au même niveau d’information sur le fonctionnement de l’outil.
L’utilisation de ces outils ne requiert que deux éléments : un ordinateur et une connexion internet. Certains outils peuvent parfaitement fonctionner sur un téléphone portable ou une tablette selon la tâche que vous souhaitez réaliser. Assurez-vous donc de mettre ces deux éléments à la disposition de vos employés avant le début du confinement. Dès que vos employés seront en possession de ces éléments et maitriseront le fonctionnement de l’outil choisi, le confinement n’aura pas un grand impact sur vos résultats.

Opter pour le télétravail

Une fois que le confinement sera annoncé, seul le télétravail pourra être envisagé si vous voulez continuer vos activités. Grâce au télétravail, vous aurez la possibilité de continuer par faire des réunions et travailler sur des projets de l’entreprise sans forcément être en contact physique. Toutes les tâches seront réalisées via un outil de travail collaboratif.
Pour mettre en place un environnement de télétravail, il suffit d’être muni d’un support de navigation et d’une connexion internet et le tout est joué. La plupart des outils de télétravail fonctionnent via internet et permettent de connecter tous les membres de l’entreprise via une liaison sécurisée. Vous aurez la possibilité de vous transférer des documents et de tenir des réunions par visioconférence. Vous avez droit à beaucoup d’autres fonctionnalités, mais tout dépendra de l’outil que vous aurez choisi.

Planifier la réalisation des tâches à distance

Avant de partie pour le confinement, il est important d’établir certaines règles sur le télétravail. Vous devez rappeler à vos employés qu’ils doivent être constamment connectés sur l’outil aux heures d’ouverture de l’entreprise. En effet, puisqu’il se retrouve à la maison, il sera compliqué de se concentrer, car l’environnement ne sera pas favorable. C’est donc à chacun d’eux de se préparer à cela afin que les activités ne soient pas au ralenti à cause du confinement.
Établissez donc un planning de réalisation des tâches afin que chacun ait une idée des activités qui lui sont confiées. L’établissement des règles est nécessaire pour instaurer un dynamisme dans le travail à distance et une efficacité dans la réalisation des tâches.

Quels outils utiliser pour travailler à distance

La réussite de toutes les tâches au cours du confinement dépendra de l’outil que vous aurez choisi. Comme vous l’avez déjà compris, il existe plusieurs outils de travail collaboratif. Certains de ces outils sont payants et d’autres sont gratuits. Si vous avez une entreprise de petite taille avec moins de 10 collaborateurs, il ne servira pas en grand-chose de prévoir un budget pour l’outil de travail collaboratif. Les outils gratuits seront largement suffisants. Cependant, cela dépend toujours de ce que vous souhaitez faire.
Pour la gestion des documents, des feuilles Excel par exemple, vous pouvez utiliser les outils de Google, qui sont tous gratuits. Ces outils permettent à plusieurs personnes d’avoir accès à un même document, que ce soit un document du format Word ou Excel. Vous pouvez aussi utiliser cette méthode pour transférer des documents entre employés de l’entreprise.
Pour tenir des réunions, vous pouvez utiliser l’outil gratuit Zoom. Cet outil vous permet de faire des Visioconférences au cours desquelles vous aurez la possibilité de vous voir et de parler comme dans une réunion physique.
Par ailleurs, si votre entreprise est de grande taille, il vous faudra opter pour un outil beaucoup plus performant et donc payant.
Les conseils énumérés dans cet article vous seront d’une grande utilité pour mieux vous préparer à l’arrivée de la 2e vague du coronavirus. N’hésitez donc pas à les prendre en compte.



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