Comment rédiger un cahier des charges pour le nettoyage des parties communes d’une copropriété ?

La vie dans une copropriété est régie par des règles que chaque copropriétaire doit suivre et respecter à la lettre pour éviter les troubles de voisinage.
Étant donné que l’entretien et la propriété des lieux privatifs sont sous la responsabilité du copropriétaire lui-même, ceux des parties communes sont assurés par tout le monde, plus précisément tous les habitants vus que derniers l’utilisent tous.
Les parties communes sont les zones les plus importantes pour préserver la bonne image de la copropriété. Le nettoyage copropriété n’est pas toujours une tâche facile, la seule solution durable est de faire appel à une société de nettoyage spécialisée. Mais avant de signer un contrat de nettoyage avec un professionnel, la rédaction d’un cahier des charges est une étape à ne surtout pas négliger. Dans cet article, vous aurez plus d’informations sur les règles et moyens pour assurer l’entretien et la propreté des parties communes d’une copropriété ainsi que les raisons de rédiger un cahier des charges.

Les tâches comprises dans le nettoyage copropriété

Un seul copropriétaire ne peut s’occuper de toutes les tâches nécessaires pour l’entretien et le nettoyage des parties communes. Pour le bien-être de tous les habitants, il est important que les parties communes soient toujours propres et bien entretenues. Les tâches régulières pour se préserver cette propreté sont le nettoyage des couloirs et escaliers, ces derniers sont les zones les plus fréquentées par les résidents de l’immeuble. Leur nettoyage doit se faire au quotidien et de préférence très tôt le matin. Le nettoyage et l’entretien de l’ascenseur.

Les immeubles de copropriété disposent souvent d’un ou de plusieurs ascenseurs selon le nombre d’étages.

Pour des raisons d’hygiène et de sécurité, son nettoyage et son entretien doivent se faire de façon permanente. Il faut alors essuyer la rampe, le sol et le miroir s’il y en a régulièrement. Le sol des parties communes doit être aussi nettoyé pour éviter la prolifération des bactéries et autres virus dans tout l’immeuble. Si le sol est recouvert de tapis ou de moquette comme c’est souvent le cas dans le hall d’une copropriété, il faut procéder à une aspiration et un assainissement régulier. Pour les sols en carrelage ou en béton, il faut les laver avec de l’eau de javel. À part le sol, les vitres, les rampes d’escalier, les espaces verts, les bennes à ordures et autres éléments se trouvant dans les parties communes doivent être nettoyées.

Le plan de déroulement du nettoyage des parties communes d’une copropriété

Pour le bon déroulement de l’entretien et nettoyage des parties communes d’une copropriété, le syndic élabore un cahier des charges qui doit être suivi à la lettre. Pour ce faire, la réunion du syndic de copropriété est nécessaire pour connaitre les besoins de l’immeuble. Le syndic doit ensuite le présenter à tous les copropriétaires pour que chaque résident ait une idée précise des charges et des règles énoncées dans ce carnet. Le cahier des charges comporte des chapitres correspondant à chaque partie de l’immeuble, notamment les parties communes comme les espaces verts, les parkings, les halls d’entrée, les couloirs, les escaliers, etc. Autres informations importantes, les dates et heures de réalisation des tâches ainsi que les contrats d’assurance, surtout les travaux de grande envergure comme le nettoyage de toutes les façades. Il est important pour les habitants de l’immeuble de connaitre les dates et heures pour ne pas déranger les nettoyeurs dans leurs tâches.

L’intérêt de rédiger un cahier des charges ?

Le cahier des charges a pour principal objectif d’identifier vos besoins et travaux nécessaires en matière de nettoyage immeuble afin de les présenter aux différents prestataires sur le marché. Ces derniers vous proposent en retour des devis en fonction des différentes tâches à accomplir. Vous pourrez ainsi comparer plusieurs devis pour choisir celui qui correspond parfaitement à vos besoins et surtout à votre budget. Vous devez savoir qu’en France, il existe des milliers d’agences de nettoyage, les offres sont nombreuses et il est parfois difficile de faire le choix. L’établissement d’un cahier des charges permet alors de faciliter ce tri.

Les points à savoir avant de rédiger le cahier des charges

L’établissement d’un cahier des charges ne se confie pas à n’importe qui, il faut avoir certaines connaissances techniques et réglementaires. Des obligations légales sont à prendre en compte selon votre domaine d’activité tout comme l’obligation pour toute entreprise de fournir les matériels nécessaires à leurs employés pour l’établissement de leurs tâches d’après le Code du travail. C’est pourquoi beaucoup de syndics proposent à des agences de nettoyage de faire une reconnaissance des lieux pour que ces dernières puissent leur renseigner sur l’ensemble des normes en vigueur à appliquer. En acquérant plusieurs connaissances concernant la réglementation sanitaire, vous êtes ensuite en mesure d’insérer des contraintes rigoureuses dans le cahier des charges pour être en position de force pendant la négociation des devis.

Les démarches à suivre pour rédiger le cahier des charges

La première chose à faire est de découper l’immeuble en différentes zones selon les contraintes liées au personnel, au matériel et à l’accueil du public. Le nettoyage de ces zones n’est pas les mêmes, entretenir une salle de réunion commune n’est pas identique à celui du hall d’accueil. De ce fait, vous devez établir les tâches similaires dans le cahier des charges pour chaque zone et selon la fréquence (une fois par jour, par semaine ou occasionnellement). Vous devez également mentionner la plage horaire d’intervention du prestataire en charge du nettoyage immeuble pour prévenir les résidents de son arrivée et de son départ pour ne pas le déranger. Il est même possible de faire venir le prestataire pendant la nuit sauf que cela augmentera le tarif. Dans le respect de la vie privée, vous pourrez inclure des interdictions comme le non-accès à certains endroits ou l’interdiction de toucher à certains objets. Il est également de votre droit d’imposer les produits de nettoyage à utiliser pour le respect de l’environnement. Si les clauses du contrat ne sont pas respectées, vous pourrez imposer des pénalités ou des indemnités. Les règles imposées dans le cahier des charges comme le choix du prestataire doivent être prises au cours d’une assemblée générale où sont réunis tous les copropriétaires. Pour trouver une solution commune, l’assemblée procède à un vote, pour qu’elle soit valable, il faut avoir un vote majoritaire des résidents. Pour le choix du prestataire, une demande de devis auprès de plusieurs prestataires y est nécessaire pour faire jouer la concurrence.

À qui confier le nettoyage d’une copropriété ?

Le syndic de copropriété a pour rôle de trouver le prestataire idéal pour les tâches d’entretien et de nettoyage afin d’assurer un cadre de vie saine aux résidents. Le prestataire dépend généralement de la taille de l’immeuble. Pour une petite copropriété par exemple, le nettoyage des parties communes est souvent confié au gardien de l’immeuble. Pour les immeubles comportant plusieurs lots, il est nécessaire de faire appel à une agence de nettoyage professionnel, surtout si des locaux commerciaux sont présents dans l’immeuble. En effet, certains copropriétaires exigent de la qualité pour garder une bonne image de leur habitat. Ils exigent alors des professionnels utilisant des matériels de nettoyage spécifiques. Un gardien peut aussi avoir des contraintes comme ses jours de congé pendant les vacances, pour assurer un entretien continu de l’immeuble, la solution reste le recours au service d’une société d’entretien extérieure. Pour bénéficier d’un service d’une société de nettoyage, le syndic de copropriété devra souscrire à un contrat d’entretien avec cette agence. Dans ce contrat seront mentionnés les missions du prestataire, le cahier des charges, l’emploi du temps, les zones concernées dans les parties communes, etc.

Combien coûte l’entretien des espaces communs d’une copropriété ?

En faisant appel à un prestataire externe pour l’entretien des parties communes d’une copropriété, le syndic de copropriété dispose d’un tarif fixe selon les missions à réaliser, cela lui permet de justifier la répartition des charges communes entre tous les copropriétaires. Le paiement du prestataire étant sous la responsabilité du syndic, il doit alors récolter les charges collectives des copropriétaires pour assurer la rémunération du prestataire. Vous devez savoir que le nettoyage des parties communes comme la désinfection des poubelles, l’entretien des espaces verts, le nettoyage des espaces communs et autre est compris dans les charges communes, un copropriétaire ne peut pas refuser de payer ses charges une fois le cahier des charges voté par la majorité à l’assemblée générale.
Pour vérifier à ce que les clauses du contrat d’entretien sont bien respectées par le prestataire, l’un des membres du syndic de copropriété, le gardien de l’immeuble ou un résident doit procéder à des vérifications régulières des travaux à chaque passage du prestataire. Si le service n’est pas satisfaisant, le résident ou le gardien en fait part au syndic qui se chargera de trouver une solution avec le prestataire.

Bref, le cahier des charges définit le règlement de copropriété. Ce document permet de fixer le budget pour les charges communes afin d’assurer l’entretien des espaces communs. Le cahier des charges permet aussi de définir les besoins de chaque copropriétaire pour trouver une solution commune.

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